Manual — Afilierea la federație

Ghid pentru managerii de club: cum îți afiliezi clubul la federație, cum îți legitimezi sportivii și cum îi înscrii la examenele de grad, folosind SportClubPro.

Poți citi acest manual fără cont. Dacă vrei să începi, ai nevoie de link-ul de înscriere de pe site-ul federației.

• Ce înseamnă afilierea
• Cum începi
• Ce date vede federația
• Dosarul de afiliere
• Ce urmează după depunere
• Legitimarea sportivilor, antrenorilor și arbitrilor
• Reminderele pe care le primești
• Examenele de grad
• Documentele tale
• Probleme frecvente

Ce înseamnă afilierea

Afilierea e procesul prin care federația recunoaște oficial clubul tău. Se face o singură dată, are un dosar cu acte și o taxă, iar la final primești Autorizația de funcționare — un document PDF numerotat, emis de federație.

Până când afilierea nu e activă, nu poți legitima sportivi și nu-i poți înscrie la examene. Sunt pași care depind de ea.

Tot ce ține de club — sportivi, prezențe, cotizații, plăți — rămâne în clubul tău, ca până acum. Federația nu vede partea asta. Vezi Ce date vede federația.

Cum începi

Afilierea se începe exclusiv printr-un link primit de la federație — de obicei un buton „Înscrie-ți clubul" pe site-ul federației. Nu există alt drum: link-ul e semnat criptografic, exact ca să nu poată nimeni înscrie un club în numele tău.

Ce se întâmplă când apeși butonul depinde de unde pleci:

Situația ta	Unde ajungi
Nu ai cont în SportClubPro	Pagina de înregistrare, cu federația deja atașată. Îți faci cont → îți creezi clubul → ajungi la dosar.
Ai cont, dar nu ai club	Te autentifici → creezi clubul → ajungi la dosar.
Ai cont și club	Te autentifici (dacă e cazul) → ajungi direct la dosar.

După ce ai depus dosarul o dată, link-ul e consumat: afilierea există deja, iar în meniul din stânga apare secțiunea Federație.

Dacă primești eroarea „403" când apeși butonul de pe site-ul federației, link-ul a fost modificat, scurtat sau a expirat cheia de securitate a platformei. Nu e ceva ce poți repara tu — anunță federația să re-copieze link-ul pe site.

Ce date vede federația

Înainte să depui dosarul, e corect să știi exact ce capătă federația. După ce îți aprobă afilierea, ea vede doar datele de care are nevoie pentru legitimări și competiții:

Vede:

• Numele, vârsta și genul sportivilor
• Gradul și dacă participă la competiții
• Dacă viza medicală este validă

Nu vede:

• CNP-ul sportivilor
• Telefoane, email-uri, datele părinților, adresa
• Observațiile medicale
• Încasările și cheltuielile clubului

O singură excepție: când ceri tu legitimarea unui sportiv, cererea oficială a federației include CNP-ul lui — doar pentru acel sportiv și doar în urma cererii tale.

Atenție la momentul în care se deschide accesul: sportivii tăi devin vizibili federației abia când afilierea e activă. Cât timp dosarul e doar depus sau plătit, federația nu vede niciun sportiv.

Dosarul de afiliere

Se completează o singură dată, în Federație → Afiliere. Datele pe care le ai deja în club sunt precompletate.

Ce completezi

Secțiune	Câmpuri	Obligatoriu
Reprezentant legal & identitate	Reprezentant legal	da
	CIF, CIS (Certificat Identitate Sportivă)	nu
Sediu social	Localitate, Județ, Stradă	da
	Cod poștal, Nr., Bloc, Scară, Apartament	nu
Date de contact	Telefon, E-mail	da
	Telefon mobil, Fax, Website	nu

Anexele

Fișiere PDF, JPG sau PNG, maxim 8 MB fiecare. Patru sunt obligatorii:

Anexă	Obligatorie
Copie statut	da
Act constitutiv	da
Certificat Registrul Asociațiilor și Fundațiilor	da
Dovadă sediu	da
Hotărâre judecătorească	nu
Dovadă patrimoniu	nu
Dovadă achitare taxă afiliere	nu
Aviz constituire MTS	nu
Certificat de Identitate Sportivă (CIS)	nu
Certificat de Înregistrare Fiscală (CIF)	nu

De ce „Dovadă achitare taxă afiliere" nu e obligatorie: taxa se plătește după ce depui dosarul, pe baza proformei pe care platforma o emite automat. La momentul depunerii n-ai ce dovadă să atașezi. Câmpul există pentru cluburile care au plătit deja, în afara platformei.

Apeși „Depune dosarul de afiliere" și gata — restul se întâmplă singur.

Ce urmează după depunere

1. Proforma se emite automat, pe loc, pentru taxa de afiliere. O descarci din aceeași pagină, cu butonul „Descarcă proforma". Federația primește un email că ți-a intrat dosarul.
2. Plătești prin transfer bancar — detaliile contului sunt pe proformă. Platforma nu încasează bani; e doar documentul.
3. Federația confirmă plata, când o vede în extras. Statusul devine „Plată confirmată".
4. Federația generează Autorizația de funcționare. Primești email, iar butonul „Autorizație de funcționare" apare în pagina ta de afiliere.
5. Afilierea e activă. În meniu apar Legitimări și Examene.

Pașii 3 și 4 depind de federație, nu de tine. Pagina de afiliere îți arată mereu unde ești, cu un mesaj potrivit statusului.

Proforma nu este factură fiscală. E documentul pe baza căruia plătești; scrie explicit pe el.

Statusurile afilierii

Status	Ce înseamnă pentru tine
Proformă emisă	Dosarul e depus. Achită taxa prin transfer, apoi federația confirmă.
Plată confirmată	Federația ți-a văzut banii. Urmează autorizația.
Activ (autorizat)	Gata. Poți descărca autorizația; Legitimări și Examene sunt deschise.
Respins	Cererea a fost respinsă. Motivul apare pe ecran.

Legitimarea sportivilor, antrenorilor și arbitrilor

Disponibilă doar cu afiliere activă, în Federație → Legitimări.

Întâi, datele persoanei

Legitimarea folosește formularul oficial al federației, care cere mai multe date decât ține clubul în mod normal. Pentru fiecare sportiv îți trebuie:

• CNP (13 cifre)
• Data nașterii
• Locul nașterii
• Foto legitimare — format portret 3,5×4,5, încărcată separat de poza de profil
• Viză medicală validă

Cât ține viza medicală. Regula FRFK: 3 luni la sportivi, 12 luni la antrenori și arbitri. Dacă ai afiliere activă, aplicația îți precompletează data expirării când adaugi un examen medical (data examenului + 3 sau 12 luni, după calitățile persoanei) — o poți schimba oricând, e doar o propunere, iar o dată scrisă de tine nu se rescrie niciodată singură. Cluburile neafiliate rămân exact ca înainte, fără nicio precompletare.

În ecranul de legitimări, dacă examenul e mai vechi decât permite tipul ales, rândul primește o notă chihlimbarie. E doar un avertisment: cererea se trimite oricum. Ce blochează efectiv rămâne o viză expirată.

În plus, pentru minori (sub 18 ani la data cererii), federația cere două acte, încărcate tot din formularul de completare:

• CI-ul părintelui/tutorelui
• Certificatul de naștere al sportivului

Iar pentru antrenori, indiferent de vârstă, se cere un act în plus:

• Certificat de absolvire — diploma de licență sau certificatul de absolvire a bacalaureatului, unul dintre ele.

Cele două seturi sunt independente: un minor legitimat ca sportiv nu e întrebat de certificatul de absolvire, iar un antrenor adult nu e întrebat de certificatul de naștere.

Se acceptă PDF, JPG sau PNG, maximum 8 MB per fișier, iar documentele se păstrează privat — le pot descărca doar clubul tău și federația. Câmpurile apar automat: cele de minor când data nașterii introdusă indică un minor, cel de antrenor când tipul ales pe rând e „Antrenor". Dacă un act e deja încărcat, îl încarci din nou doar dacă vrei să-l înlocuiești.

Tabelul îți arată la fiecare sportiv ce lipsește, ca badge-uri. Cine e gata are badge verde „Complet"; cine nu, are rândul colorat și nu poate fi bifat până nu completezi. Link-ul „Completează datele" deschide un formular pentru tot ce lipsește, mai puțin viza medicală — aceea se adaugă din profilul sportivului („Adaugă viza medicală" te duce direct acolo).

Fiindcă tipul decide ce acte se cer, badge-urile se recalculează când schimbi tipul pe rând. Selectorul de tip rămâne activ chiar și pe rândurile incomplete, ca să te poți întoarce.

Apoi, cererea

Pentru fiecare persoană bifată alegi tipul legitimației, mărimea și ce servicii vrea.

Tipul legitimației

Tip	Viză anuală	Observații
Sportiv	100 lei — obligatorie	tipul implicit; majoritatea legitimărilor
Antrenor	100 lei — obligatorie	viză de antrenor/instructor; cere certificat de absolvire
Arbitru	50 lei — obligatorie	viză de arbitru
Arbitru profesionist	500 lei — obligatorie	viză de arbitru profesionist; tu propui încadrarea, federația o verifică

Între cele două vize de arbitru tu propui încadrarea, iar federația o validează înainte de a confirma plata. Dacă nu corespunde, cererea se respinge cu motiv și o redepui cu tipul corect — vezi „Dacă cererea e respinsă".

Aceeași persoană, mai multe calități

Un antrenor care încă intră în competiții se legitimează de două ori: o dată ca sportiv, o dată ca antrenor, cu două numere distincte. Sub numele lui, în tabel, scrie ce calități are deja, iar lista de tipuri îți arată doar ce îi mai lipsește. Cine are deja toate tipurile nu mai apare în listă.

Mărimea tricoului

Toți cei legitimați primesc un tricou FRFK cadou odată cu legitimarea, deci mărimea e obligatorie la depunerea cererii. Lista se schimbă singură după tipul ales:

• Sportivi și antrenori — tricou: adulți S–5XL, copii de la XS (3–4 ani) la 2XL (14–15 ani).
• Arbitri și arbitri profesioniști — cămașă, mărimi de guler de la 36 la 58.

Dacă schimbi tipul după ce ai ales mărimea, mărimea se golește (un arbitru nu poartă mărimi de tricou și invers).

Legitimările făcute înainte ca mărimile să existe apar în tabelul de jos cu un selector de mărime și un buton „Salvează" — le poți completa oricând, fără o cerere nouă.

Serviciile

Serviciu	Preț	Obligatoriu
Viză anuală	100 lei sportiv / 100 lei antrenor / 50 lei arbitru / 500 lei arbitru profesionist	da, la orice tip
Carnet legitimare	30 lei	da — federația îl eliberează automat la fiecare legitimare
Card legitimație	20 lei	da — se emite automat la fiecare legitimare

Nu mai ai nimic de bifat în cerere: la fiecare legitimare se facturează viza, carnetul și cardul.

Apeși „Trimite cererea de legitimare". Se emite o singură proformă pentru toată cererea, nu una per persoană. O descarci din tabelul de mai jos și o plătești prin transfer.

După ce federația confirmă plata, emite legitimațiile și fiecare primește numărul de legitimație, vizibil în tabel și în profil.

Dacă cererea e respinsă

Federația verifică actele înainte să emită numărul. Dacă ceva nu e în regulă, respinge cererea cu motiv — îl primești pe email și în clopoțel, și rămâne scris în tabelul „Legitimări", sub starea „Respins".

Federația verifică și încadrarea pe care ai propus-o — arbitru sau arbitru profesionist — tot înainte de a confirma plata.

Nu e un capăt de drum: corectezi ce s-a semnalat (de obicei un act, uneori tipul) și depui din nou cererea pentru același tip. Respingerea rămâne în istoric, cererea nouă merge mai departe.

Ce se întâmplă cu proforma. Dacă cererea respinsă era singura de pe o proformă neplătită, proforma se anulează singură — nu rămâi cu un document pe care nu mai ai ce plăti. Dacă pe aceeași proformă mai sunt sportivi acceptați, ea rămâne în picioare, fiindcă acoperă și restul cererii. O proformă deja plătită nu se anulează niciodată automat.

Prețurile de mai sus sunt cele standard. Suma reală e mereu cea de pe proforma ta — federația își administrează grila de taxe.

Cardul de legitimație

După emiterea legitimației, fiecare legitimat primește un card tip legitimație de 85×55 mm (dimensiunea unui card bancar), cu față și verso în același PDF. E valabil 5 ani de la data emiterii.

Legitimările vechi, la care cardul fusese refuzat, rămân fără card: cei 20 de lei nu s-au facturat niciodată acolo. Cardul automat e „de acum înainte".

Îl descarci din tabelul „Legitimări", cu butonul „Card PDF" de pe rândul sportivului — sub el scrie și până când e valabil. Federația are același buton în panoul ei: ea tipărește cardurile fizice, tu ai copia digitală.

Cardul e pe designul oficial de tipar al federației, exact macheta trimisă de ea: pagina 1 e fața roșie, cu sigla FRFK și numele federației; pagina 2 poartă datele — clubul și orașul, tipul legitimației pe banda roșie, numele, data nașterii, domiciliul, seria și numărul, intervalul de valabilitate și foto de legitimare.

Cardul se generează la prima descărcare și rămâne același document la descărcările următoare — are numărul legitimației, nu un număr separat.

Sigla clubului pe card

Dacă ai încărcat sigla clubului în Setări → Detalii Generale Club, ea apare pe card, lângă numele clubului — și tot ea apare pe pagina ta publică și în director. Nu e obligatorie: fără ea cardul se tipărește curat, doar cu numele clubului.

Sigla se încarcă o singură dată: PNG (de preferat cu fundal transparent), JPG sau WebP, maximum 5 MB. Cardurile emise înainte de încărcare nu se schimbă singure — poartă sigla doar cele generate după.

Reminderele pe care le primești

Aplicația te anunță singură când se apropie un termen. Fiecare anunț vine și pe email, și în clopoțelul din aplicație, ca un singur mesaj pe club (nu unul per sportiv), iar unele și pe Telegram, dacă ai contul conectat.

Reminder	Când vine	Ce conține
Viză medicală	cu 14 zile înainte de expirare, zilnic	sportivii cu avizul medical aproape expirat
Legitimație care expiră	cu 60 de zile înainte, o singură dată	sportivii ale căror legitimații se apropie de cei 5 ani
Eligibilitate examen	lunar, pe 1	sportivii care au împlinit intervalul minim și pot da examen pentru gradul următor
Vize anuale	o dată pe an, pe 1 decembrie	informativ: vizele anuale expiră la 31.12

Câteva lucruri de știut:

• Reminderul de legitimație vine o singură dată per legitimație — nu te bombardează zilnic până la expirare.
• Eligibilitatea de examen e o sugestie, nu o obligație. Un sportiv deja înscris într-o sesiune de examen nu mai apare, iar un grad deja anunțat nu se repetă lună de lună: îl auzi din nou abia după ce sportivul promovează și țintește gradul următor.
• Anunțul despre vizele anuale e doar informativ. Reînnoirea se face în continuare direct cu federația — procedura din aplicație se adaugă când o stabilește adunarea generală.

Examenele de grad

Disponibile doar cu afiliere activă, în Federație → Examene.

Creezi sesiunea

Completezi Data examenului (obligatorie), opțional Locație și Examinator, apoi bifezi sportivii. Lista se poate filtra după grupă sau căuta după nume — bifele rămân, chiar dacă sportivul nu se mai vede pe ecran.

Pentru fiecare, gradul țintă e sugerat automat: treapta următoare din scara federației, față de gradul actual al sportivului. Îl poți schimba din listă.

• Dacă gradul actual al sportivului e scris liber și nu se potrivește cu scara oficială, apare badge-ul „nerecunoscut" și trebuie să alegi tu gradul țintă.
• Dacă un sportiv n-a stat destul la gradul curent, primești un avertisment cu intervalul minim — dar nu te blochează. Decizia rămâne a ta și a examinatorului.

Cât costă

Cotizația de examen depinde de gradul țintă — nu e un tarif unic. Merge de la 240 lei la gradele mici (Kyu) până la peste 1500 lei la gradele Dan mari, conform grilei federației.

Cotizația include diploma. Nu se adaugă nicio taxă separată de diplomă peste ea.

Apeși „Trimite sesiunea și emite proforma" → o proformă pentru toată sesiunea → transfer bancar → federația confirmă plata.

Rezultatele și diplomele

După ce plata e confirmată, apare butonul „Marchează rezultatele". Regula e simplă: bifat = promovat. Toți sunt bifați implicit — debifezi doar sportivii care nu au trecut examenul. Cine e debifat nu primește diplomă și nu avansează în grad.

Marcarea rezultatelor e opțională: dacă n-o faci, toți sunt considerați promovați. Federația vede rezultatele tale când generează diplomele și le poate ajusta.

Apoi federația apasă un buton și diplomele se generează toate deodată. Pe ecran vezi o bară de progres în timp real. Generarea poate porni cu un minut de întârziere — e normal.

La final, sportivii promovați au gradul nou actualizat în profil, cu o intrare în istoricul lor.

Rezultatele se pot modifica doar cât timp statusul e „Plată confirmată". După ce începe generarea, diplomele se taie deja — rezultatele îngheață.

Statusurile sesiunii

Status	Ce înseamnă
Proformă emisă	Sesiunea e trimisă. Achită proforma.
Plată confirmată	Poți marca rezultatele. Federația poate genera diplomele.
Se generează diplomele	În lucru. Urmărește bara de progres.
Finalizat	Diplomele sunt gata.
Anulat	Sesiunea a fost anulată; proforma neplătită se anulează odată cu ea.

Poți anula o sesiune cât timp nu s-au generat diplomele.

Documentele tale

Tot ce emite federația pentru clubul tău se descarcă din platformă:

Document	De unde
Proforme (afiliere, legitimare, examen)	Din pagina fluxului care le-a generat
Autorizație de funcționare	Federație → Afiliere
Cerere de legitimare (formular oficial precompletat)	O generează federația, la cerere
Diplome	Se generează după examen

Documentele sunt private: le vezi doar tu (clubul tău) și federația. Un alt club nu poate ajunge la ele nici cu link direct.

Probleme frecvente

„Primesc 403 când apăs butonul de pe site-ul federației." Link-ul e semnat și a fost modificat, scurtat sau cheia platformei s-a schimbat. Anunță federația să-l re-copieze pe site. Nu-l poți repara din partea ta.

„Nu-mi apare secțiunea Federație în meniu." Apare doar după ce ai depus dosarul. Dacă n-ai depus încă, intră prin link-ul federației.

„Văd Afiliere, dar nu văd Legitimări și Examene." Afilierea nu e încă activă. Se deschid abia după ce federația confirmă plata și emite autorizația. Statusul curent îl vezi ca badge, lângă „Afiliere".

„Am plătit, dar statusul n-a trecut pe «Plată confirmată»." Confirmarea o face federația, manual, când vede plata în extrasul de cont. Nu e automată. Dacă a trecut prea mult, contactează federația cu numărul proformei și dovada plății.

„Un sportiv nu poate fi bifat la legitimare." Are date incomplete. Badge-urile roșii de pe rândul lui îți spun exact ce lipsește. Viza medicală se adaugă din profilul sportivului, restul din „Completează datele".

„Am greșit ceva în dosar după ce l-am depus." Contactează federația. Dacă dosarul se modifică după emiterea proformei, proforma veche se anulează și se emite alta — numerele nu se refolosesc.